LGPD e seus impactos nas rotinas de RH

Assim como os dados considerados sensíveis na GDPR, de acordo com o artigo 5º da nova lei, os dados sensíveis são aqueles que dizem respeito aos seguintes aspectos:

Em resumo, são considerados sensíveis os dados que podem causar exposição de alguma característica ou informação da esfera íntima/privada do indivíduo.

Com o mapeamento dos dados que circulam dentro do Departamento e seu enquadramento como dados sensíveis, os profissionais de Recursos Humanos devem adequar seus processos para garantir que os mesmos sejam mantidos confidenciais e somente utilizados quando expressamente autorizados por seus titulares ou para cumprimento de alguma finalidade legal.

Indica-se que o mapeamento de tais dados seja precedido de entrevistas com os colaboradores do Departamento, as quais extrairão de cada um a real necessidade de acesso aos dados pessoais sensíveis em sua rotina de trabalho diária e quais dados vem sendo acessados, podendo, assim, deixar de coletar tais dados caso não sejam essenciais ao desenvolvimento das atividades.

Caso a empresa não se adeque às exigências da lei, alterando seus processos desde a seleção, contratação até a demissão de um colaborador, estará sujeita à multas altas ou, em casos mais graves, a suspensão dos serviços prestados.

Assim, é necessário que o departamento de RH mapeie todos os processos realizados atualmente e encontre possíveis lacunas, visando tomar as medidas cabíveis, sendo recomendado nesses casos uma assessoria jurídica para garantir que as ações estejam adequadas à lei. Confira alguns processos que merecem maior atenção:

Ao divulgar uma vaga de emprego, é necessário solicitar ao candidato a inclusão no documento de texto com autorização, por ele expressamente firmado, autorizando a empresa a utilizar seus dados, esclarecendo também no formulário preenchido ou no e-mail resposta a finalidade de seu uso.

Caso a empresa compartilhe o currículo do candidato, como por exemplo com empresas de recrutamento e seleção parceiras ou com empresas do mesmo grupo econômico, é necessário questionar o candidato se ele concorda que seu currículo seja compartilhado com essas organizações e, neste caso, fazer com que o candidato declare no próprio currículo a possibilidade de uso de suas informações pessoais para fins de recrutamento e seleção em processos seletivos posteriores ou de terceiros.

Assim que um novo colaborador ingressar para o quadro de funcionários da corporação, é necessário garantir que ele acesse apenas os dados pertinentes à execução de sua funções, evitando o compartilhamento indevido de outros dados pessoais.

A empresa deve ainda obter a autorização para uso de seus dados por meio de documentos específicos. Esses materiais devem ser didáticos a fim de garantir a fácil compreensão da finalidade de uso dos dados fornecidos pelos colaboradores.

Para otimizar a adequação ao processo, o departamento de RH pode implementar tal procedimento prontamente aos novos colaboradores e gradativamente obter tais autorizações dos antigos colaboradores mediante ações específicas de divulgação da nova lei e preservação dos dados já obtidos, alterando-se as rotinas e controlando acessos antes ilimitados.

Outro ponto importante é a realização de treinamentos frequentes para os colaboradores e terceiros impactados pelas atividades da organização, visando deixar claro que  a limitação de acesso aos dados pessoais se dá pelo interesse maior dos indivíduos e especialmente da  corporação.

Os treinamentos devem ser frequentes, em tom amistoso e elaborados especialmente à cada uma das áreas a que são dirigidos.

A comunicação entre o RH e o colaborador também deverá ser permeada pelas disposições da nova Lei, atentando-se o Departamento ao que questiona aos colaboradores e às informações que deles recebe.